Dématérialisation pour un ERP


Les ERP doivent conjuguer collaboration et dématérialisation

Les Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC) permettent d’informatiser tous les processus (flux de travail) et toutes les fonctions de l’entreprise. Pour répondre à ces problématiques, l’ERP est la solution la plus répandue dans les entreprises.

Le concept ERP a été introduit en 1990 et a connu un essor en profitant de l’évolution nécessaire des systèmes d’information pour le passage informatique de l’an 2000 (bug de l’an 2000) puis le passage à l’euro en 1999. L’intégration d’un ERP requiert une mobilisation générale des salariés et implique inévitablement que la société mette en œuvre un processus de dématérialisation de ses documents.

La dématérialisation pour une société consiste à substituer ses documents matériels par des fichiers numériques stockés sur des supports adaptés, des ordinateurs ou des serveurs informatiques.


Qu’est-ce qu’un ERP ?


ERP, Progiciel de Gestion Intégrée (PGI):

Un ERP (Enterprise Resource Planning) signifie littéralement en anglais « planification des ressources de l'entreprise » et se traduit en français par « Progiciel de Gestion Intégré » (PGI). L’ERP est un progiciel qui permet de gérer tous les processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble de ses activités (activités dites verticales telles que la production, l'approvisionnement ou bien horizontales comme le marketing, les forces de vente, la gestion des ressources humaines, etc.).


Il répond aux caractéristiques suivantes :

  • - Il émane d’un concepteur unique
  • - Il est composé de plusieurs modules indépendants partageant une base de données commune
  • - En cas d’impact d’un module, l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules associés


  • - Il facilite l’audit en permettant d’identifier facilement le ou les modules concernés et de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information
  • - Il peut couvrir l’ensemble du Système d’Information de l’entreprise (sauf si l’entreprise ne choisit dans un premier temps d’implémenter que certains modules de l'ERP)
  • - Il garantit l’unicité des informations qu’il contient puisqu’il n’a qu’une seule base de données (centralisation des données).

Le but des ERP (ou PGI) est donc de coordonner l’ensemble des activités d’une entreprise autour d'un seul système d'information, en harmonisant les données et en réduisant leur temps de traitement. Il existe de nombreux Progiciels de Gestion Intégré qui s’adressent aux entreprises en fonction de leur taille (TPE, PME, GE), de leurs besoins métier et de leur budget. En 2014, SAP était le leader mondial du marché des ERP avec 26% de parts de marché, devant ses concurrents Oracle (17%) et Microsoft (11%).



Chargement des données dans un ERP ?


Chargement, Importation, Exportation, Conversion des données. 

Le retour sur investissement d’un Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est généralement positif. Les sociétés réalisent des gains significatifs en termes de productivité (gain de temps dans les processus) et d’efficacité (fiabilité des données).

Lors de la mise en œuvre d’une solution ERP, le chargement des données est une opération fondamentale. Il s’agit d’intégrer des données existantes, plus ou moins volumineuses, vers la solution ERP. Cette opération peut également s’avérer nécessaire lors des mises à niveau ou des rapprochements de solutions ERP différentes (Exemple : après une fusion ou une acquisition d’entreprise).

Souvent, ce sont les feuilles de calcul Excel, les fichiers PDF ou même les documents papier qui font office de sources de données. Le processus d’importation des données est alors manuel et parfois fastidieux.

  • - la saisie à partir d’une feuille Excel peut accroitre l’accumulation d’erreurs
  • - la numérisation de documents suppose une diminution de la productivité du personnel et une augmentation des coûts de consommables
  • - l’usage de supports divers nécessite une communication entre les acteurs du processus pour bien comprendre comment exploiter les données
  • -l’erreur de manipulation sur la structure du fichier en entrée du logiciel ERP (Excel, HTML, etc.) peut bloquer ou corrompre le processus de chargement des données


Il est important de noter qu’un incident dans le processus de chargement des données peut nuire à la cohérence des données du système d’information, et donc, à l’entreprise elle-même.

Dématérialiser ses flux de travail pour optimiser son ERP ?


Les services de Yenki SOFT

Yenki SOFT vous propose d’optimiser et de fiabiliser les échanges de données entre votre solution ERP et les autres outils de votre système d’information.

Il s’agit de dématérialiser vos flux de travail en amont (ou en aval) de votre solution ERP, c'est-à-dire :

  • - les processus en vue du chargement de données dans un ERP
  • - les processus basé sur l’exportation de données à partir d’un ERP vers d’autres logiciels


La solution proposée par Yenki SOFT se charge d’appliquer les traitements de données nécessaires et de solliciter les intervenants adéquats, en fonction de leur attribution, à chaque étape du processus (workflow de validation). À l’issue du processus, l’application génère le(s) fichier(s) dont la structure et le format est reconnu par le logiciel cible (ERP ou autre).

La solution de Yenki SOFT est :

  • - Plus rapide : la configuration d’une solution ERP nécessite une étude préliminaire qui prend au minimum 3 mois afin de définir les besoins de l'entreprise. La solution proposée par Yenki SOFT peut, selon les cas, être finalisée en moins d’1 mois (Faire une demande de devis).
  • - Sur-mesure : elle répond aux besoins intrinsèques de votre entreprise
  • - Ergonomique : l’interface est simple et intuitive, permettant une prise en main facile et rapide
  • - Full Web : elle est accessible à partir de n’importe quelle machine reliée à internet, permettant à chaque collaborateur de travailler quelle que soit sa localisation (mobilité).
  • - Responsive : elle offre une expérience de lecture et de navigation optimales quelle que soit l'appareil utilisé (téléphones mobiles, tablettes, liseuses, moniteurs d'ordinateur de bureau).


N’hésitez pas, contactez Yenki SOFT pour vos projets de dématérialisation de documents.

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