Dématérialisation des bulletins de paie

La loi sur les bulletins de salaire en 2017


Bulletin de paie électronique, que dit la loi ?

Conformément à l'article L3243-2 du code du travail, l'émission d'un bulletin de paie est obligatoire pour tous les salariés. L’employeur doit remettre la fiche de paie au salarié par tous les moyens : courrier à son domicile, en main propre ou par voie électronique.
Un employeur qui ne remet pas la fiche de paie à un salarié s’expose à une amende pour contravention de 3ème classe de 450 € pour manquement et au versement de dommages et intérêts au salarié.
De plus, l’employeur doit conserver un double du bulletin de paie de ses salariés pendant 5 ans.

L'article 24 de la loi El Khomri prévoit de généraliser la remise des bulletins de paie au format électronique à partir du 1er janvier 2017. La fiche de paie électronique (e-bulletin) sera mise en place par les employeurs pour tous les salariés. Si un salarié s'oppose à l'e-bulletin, l'employeur devra continuer à lui adresser son bulletin de paie au format papier.
La remise de l'e-bulletin de salaire doit s’effectuer dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données.


Quelle est la valeur juridique de l'e-bulletin de paie ?


L'e-bulletin de paie a la même valeur juridique qu'un bulletin de salaire papier

Le bulletin de paie électronique a la même valeur juridique qu'un bulletin de salaire au format papier à condition d'avoir été établi dans les règles fixées par le projet de dématérialisation de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (ou loi El Khomri) .

Pour la remise et la conservation de la fiche de paie électronique il sera exigé :
- d'identifier l’entreprise qui émet le bulletin de paye (signature électronique)
- de tracer la réception des mails de notifications (accusé de réception)
- de garantir l'intégrité et la sécurité des données
- de s'assurer que le document ne peut puisse être modifié par un tierce personne
- de conserver une copie du document pendant au moins 5 années


Dématérialisation bulletin de salaire, ce qu'il faut savoir ?


Stockage des bulletins de salaire à savoir

L’employeur devra garantir la disponibilité des documents dématérialisés pendant une durée de 5 ans minimum ou alors jusqu’aux 70 ans du salarié.
En cas de fermeture de l’entreprise ou du service de stockage de ces fichiers, les salariés concernés devront être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture afin qu'ils puissent récupérer tous leurs bulletins de paie stockés.

En effet, « les salariés peuvent récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé ». Aussi, il devrait être possible de télécharger en quelques clics une archive contenant l’ensemble de ses bulletins de paie.

Il existe de solutions de "service de stockage numérique sécurisé en ligne" proposées par des prestataires spécialisés, des banques ou des assurances. Ces e-coffres-forts sont disponibles à partir de n'importe quel ordinateur, à condition qu'il ait un accès à Internet. Le coffre-fort électronique est consultable 24h/24 et 7j/7 et garantit généralement un archivage des données pendant 50 ans.


Avantages et inconvénients de la dématérialisation des bulletins de paie ?


Les avantages :Avantages de la dématérialisation


  • - Gain de temps, productivité : les tâches sont automatisées, il y a moins d’interventions manuelles. Ce n’est plus à l’utilisateur d’aller à la recherche du document, mais c’est le document qui vient directement vers l’utilisateur. Le service RH ; peut alors se concentrer sur le cœur de leur métier.
  • - Réduction des coûts : les informations et documents sont éditables et consultables au format électronique, il y a une forte diminution de l’usage des consommables, du matériel d’acquisition/restitution d’image (scanner, imprimante) et, parfois, de l'affranchissement (envoi par courrier). Tendre vers le zéro papier
  • -Conformité légale et organisationnelle (CNIL, audits, normes ISO et AFNOR…).
  • -Fiabilité du processus, cohérence des traitements : toutes les étapes du processus sont suivies à la lettre et les contrôles automatisés sont scrupuleusement appliqués sur les informations saisies.
  • -Gain de mobilité : en général, la solution est une application accessible via un navigateur web (Internet Explorer, Firefox, Opéra, Safari, etc.), à partir de divers supports (PC, tablette, smartphone). Vous pouvez y accéder à tout moment, même pendant vos déplacements professionnels.

Les inconvénients :Inconvénients de la dématérialisation

  • - Sécurité des données : risque de perte des informations et des documents suite à une attaque malveillante. Il faut donc bien veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise.

  • - Espace de stockage : à mesure que le volume des données augmente, il faut du matériel performant et modulable, et se tourner vers des serveurs qui présentent un coût supplémentaire.

  • - Gestion des anomalies et des incidents : si vous constatez une erreur dans le traitement de l’information ou du document, vous devrez faire appel à un prestataire de services informatiques. Yenki SOFT vous propose une solution tranquillité pour faire vivre votre solution dans la durée. Vous pouvez souscrire à un abonnement de service vous permettant de faire appel à Yenki SOFT pour tout besoin de support, avec un contrat de TMA (Tierce Maintenance Applicative).

Dématérialisation de vos bulletins de paie avec Yenki SOFT


Dématérialisation : une solution pour les fiches de paie

Vous avez décidé de passer à l'e-bulletin de paie et vous cherchez des solutions adaptées à votre entreprise ?
Yenki SOFT vous propose son expertise !

Même si les principes et les objectifs de la dématérialisation sont invariables, chaque projet de dématérialisation est unique.
Chaque entreprise aura un besoin spécifique en fonction de sa taille ou de son secteur d’activité. Une PME/PMI se satisfera plus aisément d’une solution « tout-en-un » tandis qu’une grande entreprise aura plutôt recours à un outil sur mesure.

Autres projets de dématérialisation


Bulletins de paie, classeur Excel, fichier PDF, document Word

L’un des workflows de votre entreprise repose entièrement sur un ou plusieurs documents (Classeur Excel, fichier PDF, document Word). Yenki SOFT vous propose de passer à la dématérialisation et l’automatisation (totale ou partielle) de vos bulletins de paie.

Pas besoin de rédiger un cahier des charges, votre document tient lieu de cahier des charges ; sauf si vous souhaitez y apporter des modifications. Il suffit de nous transmettre le(s) document(s) utilisé(s) pour le flux de travail que vous souhaitez numériser.

Notre équipe fera une analyse de vos documents afin de vous faire une proposition de maquette et une estimation de charges.

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