Dématérialisation des documents de travail

Flux de travail sur un document


Le document de travail est créé avec le logiciel d’une suite bureautique

Le « flux de travail » correspond à l’exécution du processus d’une entreprise où les informations sont transmises d’un collaborateur à l’autre pour action, selon un ensemble de règles de gestion spécifiques au métier et à l’entreprise.

La plupart du temps, ces informations sont capitalisées dans un document de travail créé et manipulé par un programme informatique (logiciel) intégré dans la suite bureautique installée sur les ordinateurs du parc informatique de l’entreprise.

Les caractéristiques d'une suite bureautique

Une suite bureautique se compose généralement de 5 logiciels basés sur les mêmes principes d’ergonomie :

  • - un traitement de texte (ex : Microsoft Word, Open Office Writer).
  • - un tableur (ex : Microsoft Excel, Open Office Calc).
  • - un logiciel de présentation (ex : Microsoft Powerpoint, Open Office Impress).
  • - un éditeur graphique (ex : Microsoft Publisher, Open OfficeDraw).
  • - un gestionnaire de base de données (ex : Microsoft Access, Open Office Base).


Le document est imprimé, scanné, envoyé par mail et par courrier


Flux d'un document de travail

Au cours du processus, et en marge du traitement effectif de l’information, les collaborateurs doivent aussi s’atteler à des tâches manuelles et répétitives.
Le plus souvent, le document rédigé est envoyé par mail pour être soumis à validation. Une fois validé, le document sera imprimé pour signature avant d’être scanné et renvoyé par mail pour archivage. Enfin, le document est envoyé par courrier postal à un énième destinataire.

Ces opérations manuelles sont coûteuses en termes de temps et de budget :

  • - utilisation du temps de travail à des fins autres que celles pour lesquelles le collaborateur perçoit sa rémunération
  • - usage intensif du matériel pour l’acquisition d’image, des consommables pour l’impression, de l’affranchissement pour l’envoi de courriers, etc.

Avec la dématérialisation, (presque) tout est automatisé : le collaborateur peut se concentrer sur l’action qu’il doit accomplir en fonction de son attribution, des tâches à plus forte valeur ajoutée.

De plus, le fait de remplacer des tâches manuelles par des tâches automatiques permet de garantir la fiabilité des données (il y a beaucoup moins d’erreurs, voire pas du tout) et la productivité du processus (la transmission de l’information est plus rapide et le routage est plus efficient).


Le document de travail est introuvable


Classement et stockage du document de travail

Le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

Dans un workflow, l’accès à l’information est une tâche chronophage ; autant voire plus que le traitement effectif de l’information.
La multiplication des documents, un mauvais classement des fichiers ou l’absence de bureau d’un collaborateur peuvent être autant de raisons qui retardent l’accès à l’information impliquant un ralentissement dans le processus de traitement de l’information et donc une perte de productivité.
Est-ce que la dématérialisation peut vous aider à éradiquer ce problème ? La réponse est oui !

Avec la dématérialisation, tout est centralisé : les informations sont stockées et conservées au même endroit, avec une garantie sur l’intégrité et la sécurité des données.
Chaque collaborateur peut accéder aux informations pour action (lecture, édition, validation, etc.), en fonction de ses attributions salariales et de ses droits d’accès (privilèges configurés au niveau de l’application).


Le document de travail est inexploitable


Cas de dysfonctionnements du document de travail

Quel que soit le niveau d’utilisation du logiciel (de la consultation au développement de tâches automatisées, en passant par l’édition) et de l’ancienneté de l’utilisation du document de référence (que sa création ne date que d’hier ou de plusieurs années auparavant), un collaborateur peut être inopinément confronté à un cas de dysfonctionnement :

    • - Depuis l’installation de la mise à jour, Excel cesse de répondre lors de l’ouverture de feuilles de calcul.
    • - Lorsque j’essaye d’ouvrir un fichier .doc ou .docx dans Word, le programme ne le reconnaît pas et ne l’ouvre pas.
    • - Les macros ne fonctionnent plus lorsque je recopie le classeur Excel.
    • - Mes documents ont été créés sur Mac, je perds toute ma mise en forme lorsque je les ouvre sur un PC.
    • - Mon programme VBA Excel développé sur PC ne tourne pas sur un MAC.

Est-ce que ces quelques messages publiés sur des forums spécialisés vous semblent familiers ?
Peut-être même que vous avez en tête d’autres cas de dysfonctionnements liés à l’usage d’un document de travail de votre entreprise ?

Yenki SOFT vous apporte une réponse à tous ces problèmes gênants voire bloquants, une solution efficace et déjà éprouvée : la dématérialisation de vos documents.
Dématérialiser les feuilles de calcul, .dématérialiser les documents Word, dématérialiser c’est la solution !


Avantages et inconvénients de la dématérialisation des documents


Les avantages :Avantages de la dématérialisation


  • - Gain de temps, productivité : les tâches sont automatisées, il y a moins d’interventions manuelles. Ce n’est plus à l’utilisateur d’aller à la recherche du document, mais c’est le document qui vient directement vers l’utilisateur. Le service ; peut alors se concentrer sur le cœur de leur métier.
  • - Réduction des coûts : les informations et documents sont éditables et consultables au format électronique, il y a une forte diminution de l’usage des consommables, du matériel d’acquisition/restitution d’image (scanner, imprimante) et, parfois, de l'affranchissement (envoi par courrier). Tendre vers le zéro papier
  • -Conformité légale
  • -Fiabilité du processus, cohérence des traitements : toutes les étapes du processus sont suivies à la lettre et les contrôles automatisés sont scrupuleusement appliqués sur les informations saisies.
  • -Gain de mobilité : en général, la solution est une application accessible via un navigateur web (Internet Explorer, Firefox, Opéra, Safari, etc.), à partir de divers supports (PC, tablette, smartphone). Vous pouvez y accéder à tout moment, même pendant vos déplacements professionnels.

Les inconvénients :Inconvénients de la dématérialisation

  • - Sécurité des données : risque de perte des informations et des documents suite à une attaque malveillante. Il faut donc bien veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise.

  • - Espace de stockage : à mesure que le volume des données augmente, il faut du matériel performant et modulable, et se tourner vers des serveurs qui présentent un coût supplémentaire.

  • - Gestion des anomalies et des incidents : si vous constatez une erreur dans le traitement de l’information ou du document, vous devrez faire appel à un prestataire de services informatiques. Yenki SOFT vous propose une solution tranquillité pour faire vivre votre solution dans la durée. Vous pouvez souscrire à un abonnement de service vous permettant de faire appel à Yenki SOFT pour tout besoin de support, avec un contrat de TMA (Tierce Maintenance Applicative).

Dématérialisation de documents avec Yenki SOFT


Dématérialisation : une solution pour vos documents

Vous cherchez des solutions adaptées à votre entreprise ?
Yenki SOFT vous propose son expertise !
Même si les principes et les objectifs de la dématérialisation sont invariables, chaque projet de dématérialisation est unique.
Chaque entreprise aura un besoin spécifique en fonction de sa taille ou de son secteur d’activité. Une PME/PMI se satisfera plus aisément d’une solution « tout-en-un » tandis qu’une grande entreprise aura plutôt recours à un outil sur mesure.

Autres projets de dématérialisation des documents


Classeur Excel, fichier PDF, document Word ?

L’un des workflows de votre entreprise repose entièrement sur un ou plusieurs documents (Classeur Excel, fichier PDF, document Word). Yenki SOFT vous propose de passer à la dématérialisation et l’automatisation (totale ou partielle) de vos documents.

Pas besoin de rédiger un cahier des charges, votre document tient lieu de cahier des charges ; sauf si vous souhaitez y apporter des modifications. Il suffit de nous transmettre le(s) document(s) utilisé(s) pour le flux de travail que vous souhaitez numériser.

Notre équipe fera une analyse de vos documents afin de vous faire une proposition de maquette et une estimation de charges.

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