Dématérialisation et travail à distance

Les contraintes du déplacement entre le domicile et le travail


Temps personnel

Le trajet domicile/travail empiète sur le temps personnel.

Selon une étude publiée par la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques), service du Ministère du Travail, les salariés ont consacré en moyenne 50 minutes par jour travaillé en 2010 pour se rendre sur leur lieu de travail et en revenir.

Ce temps de déplacement entre le domicile et le lieu de travail s’ajoute au temps de travail. Pourtant, il n’est pas considéré comme un temps de travail effectif et ne donne pas droit à un décompte ou à une rémunération particulière.

En effet, le temps de travail effectif est défini par les articles L3121-1 à L3121- 4 - L3121-9 ancien article L212-4 du code du travail. Il correspond uniquement aux périodes pendant lesquelles est effectuée une prestation de travail pour le compte et sous la subordination de l’employeur.

Fatigue et du stress

Le trajet domicile/travail cause de la fatigue et du stress.

Les déplacements entre le domicile et le travail sont évoqués par 15% des actifs en emploi comme une source de fatigue.
Cette fatigue provoquée par les trajets est directement liée à la durée des déplacements. L’étude publiée par DARES révèle ainsi que c’est à Paris et sa région, là où les temps de trajet sont les plus longs, que les actifs déclarent le plus être fatigués par les transports.

En fonction du moyen de déplacement utilisé et de l’endroit où ils se rendent, les salariés peuvent être tributaires de retards imprévisibles, dus aux perturbations sur les routes ou dans les transports, leur causant du stress. Aussi, les travailleurs devant effectuer un trajet de 20 minutes pour se rendre en milieu urbain sont plus stressés que ceux qui ont le même temps de trajet vers une zone rurale.

Des frais non remboursés

Le trajet domicile/travail engendre des frais non remboursés.

L’usage d’un moyen de transport, qu’il soit collectif ou personnel, constitue un poste de dépenses non négligeable pour le salarié, et ce, même si une partie est remboursée par l’employeur.

Pour un salarié qui utilise le transport collectif, la prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement est égale à 50% du coût de ces titres.

Quant au salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle, il peut bénéficier d’indemnités kilométriques. Ces indemnités remboursent les frais liés à l'utilisation du véhicule mais ne couvrent pas les frais de stationnement, les frais de péage, les réparations, etc.




Les avantages du travail à distance


La définition du travail à distance

Le travail à distance est une forme d’organisation et/ou de réalisation d’un travail, utilisant les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC), dans laquelle une activité professionnelle qui aurait pu être réalisée dans les locaux de l’entreprise est effectuée en dehors de ses locaux, de façon régulière ou occasionnelle.

La différence entre le télétravail et le travail à domicile

Le télétravail et le travail à domicile sont tous les deux des modes de travail permettant d’exercer l’activité professionnelle en dehors des locaux de l’entreprise commanditaire.
La plupart du temps, le travail à domicile est exercé par un travailleur indépendant. L'exécuteur de l’activité est donc un prestataire qui travaille à son compte et vend ses prestations à plusieurs entreprises.
En général, le télétravail est une activité professionnelle salariée. L’exécuteur de l’activité est un employé qui travaille exclusivement pour une entreprise, celle à laquelle il est lié par un contrat de travail ; son employeur.


Le travail à distance réduit les désagréments

Le travail à distance réduit les trajets domicile/travail et ses désagréments
Le télétravail permet au salarié de réduire ses trajets domicile/travail et les effets indésirables que ceux-ci peuvent occasionner : la fatigue, le stress, les frais non amortis, etc.
Le télétravailleur (id. le travailleur indépendant) exerce son activité dans un environnement plus convivial et moins stressant qui lui permet d’être plus efficient dans son travail. Habituellement, le lieu d’exercice de l’activité est le domicile, le bureau partagé (coworking) ou le bureau équipé à louer.


La dématérialisation au service du travail à distance



Les Technologies de l'Information et de la Communication (TIC) :

Les TIC (Technologies de l'Information et de la Communication) ou NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication) regroupent l'ensemble des outils mis en place pour produire, manipuler, convertir, stocker, gérer, transmettre et restituer l'information.
Ces outils permettent au travailleur à domicile (id. télétravailleur) d’accéder à toutes les informations de l'entreprise et de participer en temps réel aux flux de travail, tout comme s'il exerçait son activité au sein des locaux de l'entreprise.
On distingue :

Les outils de communication utilisés par les collaborateurs pour communiquer entre eux tels que les logiciels de messagerie instantanée et les logiciels de visiophonie (Skype, Google Hangouts, etc.)
Les outils de travail collaboratif permettant à plusieurs collaborateurs de travailler de manière commune sur des documents tels que les logiciels de travail partagé ou les logiciels de Gestion Électronique de Documents - GED (Wiki, IBM Connection, etc.).).

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La dématérialisation des documents :

Quel que soit l’outil des TIC considéré (Outlook, Sharepoint, etc.), les documents et les informations qu’il manipule sont forcément au format numérique.

Un document sur support papier doit impérativement passer par un traitement de numérisation (digitalisation) pour qu’il soit pris en charge par un outil des NTIC. Numériser un document consiste donc à convertir les informations du support papier en données numériques : c’est la dématérialisation duplicative.

La numérisation est souvent une tâche manuelle qui nécessite qu’un collaborateur y consacre de son temps. Par ailleurs, l’accès à l’information sur support papier est chronophage et soumise à conditions : il faut être sur le lieu de stockage du document (localisation), il faut connaitre la règle de classification pour retrouver le document (organisation), il ne faut pas que le document aient été emprunté par une tierce personne (disponibilité), etc.

La dématérialisation native des documents permet de manipuler les informations au format numérique tout au long d’un processus de travail. À toutes les étapes du workflow, il est possible d’accéder à l’information et de diffuser l’information à d’autres collaborateurs, quelle que soit sa position géographique.

Le tiercé gagnant de la productivité

1- le travail à distance permet au télétravailleur (id. travailleur à domicile) de réduire ses déplacements domicile/travail et de rétablir l’équilibre entre sa vie privée et sa vie professionnelle.

2- les outils des NTIC mis à disposition du collaborateur (id. télétravailleur) permette d‘exercer son activité professionnelle indépendamment du lieu.

3- la dématérialisation native permet d’accéder rapidement aux informations du flux de travail et de les diffuser facilement en réduisant les contraintes liées au support papier (temps, coût, localisation, etc.).

Ces trois facteurs permettent de diminuer les dépenses (frais de déplacement, consommables, affranchissement, etc.) et d’augmenter la vitesse de traitement de l’information.
Le travail à distance, les NTIC et la dématérialisation constituent donc un tiercé gagnant pour la productivité du travailleur, et donc, de l’entreprise commanditaire.

Vos projets de dématérialisation


Un classeur Excel, un fichier PDF, un document Word ?

L’un des workflows de votre entreprise repose entièrement sur des documents (Classeur Excel, fichier PDF, document Word). Yenki SOFT vous propose de passer à la dématérialisation et l’automatisation totale ou partielle de vos processus métiers.

Pas besoin de rédiger un cahier des charges, vos document tiennent lieu de cahier des charges ; sauf si vous souhaitez y apporter des modifications. Il suffit de nous transmettre les documents utilisés pour le flux de travail et que vous souhaitez dématérialiser.

Notre équipe fera une analyse de vos documents afin de vous faire une proposition de maquette et une estimation de charges.

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