Dématérialisation des flux de travail

Nous sommes spécialisés dans le développement de solutions destinées à la dématérialisation des documents dans les entreprises


« Flux de travail », « Workflow » ou « Processus »

Le « flux de travail », ou « workflow », correspond à l’exécution des processus d’une entreprise où les documents (id. informations) sont transmis d’un participant à l’autre pour action, selon un ensemble de règles de gestion spécifiques au métier et à l’entreprise.

En général, il s’agit d’un document initié par un collaborateur à l’aide de l’un des logiciels d’une suite bureautique (classeur Excel, fichier PDF, document Word, etc.). Modifié au fil des années pour s’adapter au mieux à l’évolution des usages et des besoins, il est devenu le document de référence incontournable dans le processus métier.

Au cours du processus, le document va être complété, soumis pour validation puis signé par des collaborateurs différents, en fonction de leurs attributions. De plus, il fera l’objet de nombreux traitements numériques : envoie par mail, impression sur papier, numérisation par scanner, etc.

Qu’est-ce que la dématérialisation d’un flux de travail ?


La dématérialisation du flux de travail englobe les actions suivantes:

  • - Numérisation du document : le document utilisé pour le flux de travail est transféré du support physique (papier) vers un format numérique.
  • - Automatisation du workflow : tout ou partie des actions des collaborateurs sont automatisées afin de réduire les opérations manuelles. Ce sont, par exemple, l’envoie d’un mail de notification ou de rappel, le changement de l’état pour soumission ou correction, l’approbation séquentielle ou parallèle, etc.
  • - Gestion électronique d’informations et de documents (GEID) : les informations acquises au cours du workflow sont gérées et organisées de manière informatisée, de l'acquisition à l'archivage.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la dématérialisation ?


Les avantages :Avantages de la dématérialisation

  • - Gain de temps, productivité : les tâches sont automatisées, il y a moins d’interventions manuelles. Ce n’est plus à l’utilisateur d’aller à la recherche du document, mais c’est le document qui vient directement vers l’utilisateur. Les acteurs du processus peuvent alors se concentrer sur le cœur de leur métier. 
  • - Réduction des coûts : les informations et documents sont éditables et consultables au format électronique, il y a une forte diminution de l’usage des consommables, du matériel d’acquisition/restitution d’image (scanner, imprimante) et, parfois, de l'affranchissement (envoi par courrier).
  • - Fiabilité du processus, cohérence des traitements : toutes les étapes du processus sont suivies à la lettre et les contrôles automatisés sont scrupuleusement appliqués sur les informations saisies.
  • - Gain de mobilité : en général, la solution est une application accessible via un navigateur web (Internet Explorer, Firefox, Opéra, Safari, etc.), à partir de divers supports (PC, tablette, smartphone). Vous pouvez y accéder à tout moment, même pendant vos déplacements professionnels.

Les inconvénients :Inconvénients de la dématérialisation

  • - Sécurité des données : risque de perte des informations et des documents suite à une attaque malveillante. Il faut donc bien veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise.

  • - Espace de stockage : à mesure que le volume des données augmente, il faut du matériel performant et modulable, et se tourner vers des serveurs qui présentent un coût supplémentaire.

  • - Gestion des anomalies et des incidents : si vous constatez une erreur dans le traitement de l’information ou du document, vous devrez faire appel à un prestataire de services informatiques. Yenki SOFT vous propose une solution tranquillité pour faire vivre votre solution dans la durée. Vous pouvez souscrire à un abonnement de service vous permettant de faire appel à Yenki SOFT pour tout besoin de support, avec un contrat de TMA (Tierce Maintenance Applicative).

Quand engager une démarche de dématérialisation ?


Dématérialisation d’un workflow

Par choix: La dématérialisation d’un workflow peut être la volonté (ou l’opportunité) pour une entreprise d’engager une démarche de transformation digitale. En effet, la transformation digitale des entreprises est au cœur de leurs enjeux économiques pour les prochaines années.
Par nécessité : Il peut s’agir d’un cas de force majeure lié au fait que le document de référence ne soit plus utilisable pour des raisons diverses ; Notamment des problèmes d’incompatibilités dus :

  • - à la mise à jour du logiciel utilisé pour créer et exploiter le document
  • - au changement de votre système d’exploitation (Windows, Mac OS, Linux, etc.)

Comment procède Yenki SOFT ?


Votre document tient lieu de cahier des charges

L’un des workflows de votre entreprise repose entièrement sur un ou plusieurs documents (Classeur Excel, fichier PDF, document Word). Yenki SOFT vous propose de passer à la dématérialisation et l’automatisation (totale ou partielle) de votre processus métier.

Pas besoin de rédiger un cahier des charges, votre document tient lieu de cahier des charges ; sauf si vous souhaitez y apporter des modifications. Il suffit de nous transmettre le(s) document(s) utilisé(s) pour le flux de travail que vous souhaitez numériser.

Notre équipe fera une analyse de vos documents afin de vous faire une proposition de maquette et une estimation de charges.

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